Digitale Transformation: Einblick vom CEO

Die digitale Transformation umfasst die Integration digitaler Technologien in verschiedene Aspekte eines Unternehmens, wodurch sich die Arbeitsweise und die Wertschöpfung für die Kunden grundlegend verändern.

Heutzutage ist sie meiner Ansicht nach unerlässlich, um die Effizienz zu steigern, die Kundenerfahrung zu verbessern und Innovationen zu fördern. Für wachsende Unternehmen ist die digitale Transformation notwendig, um wettbewerbsfähig und relevant zu bleiben.

Ich habe 2006 eine Firma für massgeschneiderte Softwareentwicklung mit nur wenigen Mitarbeitenden gegründet, und in den ersten Jahren war unser Wachstum relativ langsam. Es war ein kleines Unternehmen im Familienbetriebsstil, in dem der CEO mit seinen Angestellten im selben Raum sass und über alles, was im Unternehmen geschah, informiert war.

Als Softwareentwicklungsfirma haben wir uns immer darauf konzentriert, digitale Komponenten zur Automatisierung unserer Prozesse zu finden und nur selten gedruckte Formulare oder Papiernotizen verwendet. Stattdessen nutzten wir elektronische Tabellenkalkulationen zur Finanzverwaltung und ein einfaches Projektmanagement-Tool zur Aufgabenverfolgung und Zeiterfassung.

Wie viele Startups haben wir uns auf Standardsoftwarelösungen verlassen und waren der Meinung, dass dies der richtige und natürliche Weg ist, um mit der Digitalisierung zu beginnen. Mit unserem Wachstum erkannten wir jedoch, dass kein einzelnes Standardprodukt zu unserem Unternehmen passte. Schliesslich, wie auch wir, müssen Sie möglicherweise an einer massgeschneiderten Lösung arbeiten, um ein Ökosystem zu schaffen, das perfekt zu Ihren Prozessen passt.

Obwohl wir weiterhin neue digitale Komponenten implementierten, blieben die meisten Systeme teilweise oder vollständig voneinander getrennt. Dies erschwert den Erhalt von Support für Funktionen, die an die Bedürfnisse eines Unternehmens angepasst sind.

Unsere Expansion an mehrere Standorte weltweit markierte eine bedeutende Veränderung unserer digitalen Anforderungen. Unsere Geschäftsleitung wünschte sich eine einheitliche Übersicht über die Geschäftstätigkeit des Unternehmens. Die Lohnabrechnungsprozesse variierten, mit unterschiedlicher Anzahl an Feiertagen, Krankheitsurlaubsbestimmungen und Urlaubsrichtlinien in jedem Land.

Mit der Zunahme unserer Mitarbeiterzahl führten die unverbundenen Systeme, die für ein kleines Team ausgereicht hatten, nun zu Ineffizienzen und beeinträchtigten unsere Fähigkeit, das Gesamtbild zu erkennen. Mit einem grösseren Team wird die Verwaltung unverbundener, unsynchronisierter Tools zu einer Herausforderung, was zu höheren Supportkosten führen kann.

Für uns wurde das erste Jahr von Covid-19 zum Wendepunkt. Da viele Mitarbeitende auf Fernarbeit umstellten, erkannten wir, dass unsere bestehenden digitalen Tools unzureichend waren. Wir erkannten die Notwendigkeit, ein einheitliches digitales Ökosystem zu schaffen, um unsere Remote-Mitarbeitenden zu unterstützen und die Geschäftsleitung mit Aufsichts- und Entscheidungsinstrumenten auszustatten.

Die Umstellung auf ein neues digitales Ökosystem ist mit hohen Anfangskosten verbunden, und Sie müssen wahrscheinlich kulturelle Widerstände überwinden. Unsere Lösung war ein modularer Ansatz, bei dem wir das neue System Stück für Stück entwickelten und Drittanbieterlösungen schrittweise durch massgeschneiderte Lösungen ersetzten. Dieser Ansatz minimierte Störungen und verteilte die Kosten über einen längeren Zeitraum. Es war eine Entscheidung zwischen Investitionen in Personalredundanz und Investitionen in Software. Wir haben uns für Letzteres entschieden.

Für andere, die einen modularen Ansatz in Betracht ziehen, konzentrieren Sie sich auf die kritischsten Bereiche, in denen die digitale Integration die grösste unmittelbare Wirkung erzielen wird. Priorisieren Sie auf der Grundlage potenzieller Effizienzsteigerungen und Verbesserungen der Entscheidungsfindung. Beginnen Sie mit einem Pilotprojekt, um das System zu testen und die Akzeptanz der Mitarbeitenden zu gewinnen. Stellen Sie sicher, dass jedes Modul skalierbar ist und sich gut in zukünftige Systeme integrieren lässt, um die Entstehung neuer Silos zu vermeiden. Legen Sie klare Erfolgskennzahlen fest und überprüfen Sie regelmässig Ihre Fortschritte.

Die Vorteile einer Umstellung auf massgeschneiderte oder fortschrittliche SaaS-Lösungen können erheblich sein. Wir haben festgestellt, dass wir Daten nahtlos zusammenführen konnten, was die Entscheidungsfindung und die betriebliche Effizienz verbesserte. Wir beseitigten Währungsumrechnungsprobleme und reduzierten den administrativen Aufwand, wodurch wir eine schlanke Personalstruktur beibehalten konnten. Die Entscheidungsfindung wurde schneller und genauer, was sich bei wichtigen Verhandlungen als unschätzbar erwies.

Einer der grössten Vorteile war die Reduzierung menschlicher Fehler durch Automatisierung und Digitalisierung. Dies verbesserte unsere Professionalität und Wettbewerbsfähigkeit, insbesondere bei der Ermittlung der Ressourcenverfügbarkeit und der Festlegung von Preisen in Echtzeit.

Während unserer digitalen Transformation haben wir uns darauf konzentriert, häufige Fehler zu vermeiden. Wir haben eine klare Vision und Strategie entwickelt, um sicherzustellen, dass wir definierte Ziele und einen Fokus auf langfristige Ziele haben. Wir haben die Unterstützung des oberen und mittleren Managements sichergestellt und die Kommunikation mit Mitarbeitenden und Stakeholdern priorisiert.

Wie können Sie eine klare Vision entwickeln? Beginnen Sie damit, die spezifischen Vorteile zu identifizieren, die Sie von der digitalen Transformation erwarten. Definieren Sie, wie digitale Lösungen wichtige Schwachstellen in Ihren aktuellen Abläufen beheben können. Setzen Sie messbare Ziele, die auf Ihre umfassendere Geschäftsstrategie abgestimmt sind, wie z. B. Effizienz, Kundenerlebnis oder Innovation. Beziehen Sie Stakeholder frühzeitig ein, um sicherzustellen, dass Sie eine umfassende Vision haben, die die Bedürfnisse der gesamten Organisation erfüllt.

Um die Unterstützung des Managements zu gewinnen, demonstrieren Sie den potenziellen Return on Investment (ROI) und präsentieren Sie Fallstudien von ähnlichen Unternehmen, die ähnliche Veränderungen durchlaufen haben. Zeigen Sie auf, wie die vorgeschlagenen Änderungen Ineffizienzen beheben und zu strategischen Zielen beitragen werden. Sorgen Sie für Transparenz durch regelmässige Updates, offene Foren für Feedback und die Einbeziehung wichtiger Stakeholder in die Entscheidungsfindung.

Die Bewältigung des kulturellen Widerstands war ein weiterer Schwerpunkt für uns. Wir haben die notwendigen Schulungen durchgeführt und Feedback-Mechanismen eingerichtet, um den Mitarbeitenden die Anpassung an Veränderungen zu erleichtern. Wir haben auch daran gearbeitet, bürokratische Prozesse zu minimieren, die den Fortschritt verzögern könnten. Aus budgetärer Sicht haben wir uns auf eine realistische Kostenvorhersage konzentriert und die wichtigsten Funktionen priorisiert.

Um in Ihrem Unternehmen eine genaue Kostenvorhersage zu erzielen, verwenden Sie historische Daten, konsultieren Sie Branchenexperten und setzen Sie Finanzmodellierungswerkzeuge ein, um Ausgaben und ROI zu antizipieren. Teilen Sie die Transformation in Phasen ein und weisen Sie die Budgets entsprechend zu, um sicherzustellen, dass jede Phase finanziell realisierbar ist.

Berücksichtigen Sie bei der Priorisierung von Funktionen eine schrittweise Einführungsstrategie, bei der Sie zuerst die dringendsten oder wirkungsvollsten Funktionen implementieren. Dieser Ansatz ermöglicht eine schrittweise Akzeptanz, minimiert das Risiko und stellt sicher, dass kritische Aspekte der Transformation zeitnah angegangen werden.

Die digitale Transformation ist kein einmaliges Projekt, sondern ein fortlaufender Prozess. Sie erfordert kontinuierliches Lernen, Flexibilität und einen ganzheitlichen Ansatz für das Management von Technologie und Personal. Jedem Unternehmen, das eine digitale Transformation in Erwägung zieht, rate ich, sich auf diese Reise einzulassen. Sie mag anspruchsvoll und zeitaufwendig sein, aber die Vorteile können den Aufwand durchaus wert sein.